در بسیاری از سازمان‌ها، تمرکز صرف بر بازسازی ساختار سازمانی به جای تغییر فرآیندها، منجر به ایجاد فاصله میان استراتژی و عملکرد واقعی می‌شود. مک‌کینزی معتقد است برای عبور از سقف بهره‌وری موجود، باید ساختارهای پیچیده را کنار گذاشت و فرآیندهای کاری را به‌صورت بنیادین ساده‌سازی کرد. یک رویکرد کارآمد این است که روش انجام کار را بازطراحی کرده و با کمک ابزارهای دیجیتال (مثل هوش مصنوعی) به جریان‌سازی واقعی سازمان دست یافت.

چالش‌های کلیدی فعلی

• تمرکز بیش از حد روی ساختار، بی‌توجه به فرآیندها

بسیاری از رهبران تلاش می‌کنند با تغییر نمودار سازمانی به کنترل بیشتری برسند، اما این مانع اصلی دستیابی به ارزش ماندگار را نشانه نمی‌رود. تحولات سازمانی بدون اصلاح چرخه‌های کاری و رفتارها غالباً ناکام می‌مانند.

• عدم شکل‌گیری فرآیندهای نهاية‌به‌پای ارزش‌ساز

نقش‌ها و وظایف در سازمان‌ها اغلب به صورت تابعی و جداگانه‌اند. جلسات مدیریتی زمان زیادی می‌بلعند، داده‌ها در سیلوها قرار دارند و منجر به اتلاف کارایی می‌شوند. نزدیک دو سوم مدیران چنین ساختاری را پیچیده و ناکارآمد می‌دانند.

چهار گام کلیدی بهینه‌سازی فرآیندها

مدل پیشنهادی مک‌کینزی شامل چهار گام اصلی برای بازطراحی جریان کاری در سازمان‌هاست:

1. حذف(Eliminate)

   فرآیندها، جلسات یا تصمیم‌گیری‌هایی که ارزش افزوده ندارند باید حذف شوند. این کمک می‌کند زمان مدیریت به فعالیت‌های مؤثرتر اختصاص یابد.

2. همگام‌سازی (Synchronize)

   اطلاعات باید به‌سرعت از بازار به سطوح بالاتر برسد. زمان تاخیر را کاهش دهید تا امکان تصمیم‌گیری به‌موقع فراهم شود.

3. ساده‌سازی (Streamline)

   داده‌ها و گزارش‌ها باید فقط شامل موارد ضروری برای تصمیم‌گیری باشند. گزارش‌های طولانی باید تقلیل یافته و ساختاری برای ارائه خروجی‌های مهم تدوین شود.

4. اتوماسیون (Automate)

   استفاده از ابزارهای دیجیتال و AI برای خودکارسازی فرآیندها، به‌خصوص گزارش و انتقال داده، ضروری است.

نمونه واقعی و نتایج مشهود

• یک شرکت FMCG متوجه شد 60 درصد تصمیم‌ها و گزارش‌ها در سطوح مختلف تکراری هستند و بیش از ۱۰۰۰ ساعت صرف تهیه گزارشات ماهانه با فرمت‌های متفاوت می‌شود. با اصلاح فرآیندها:

  • 70 درصد تکرارها حذف شد

  • در دو واحد تجاری، گزارش‌دهی به‌صورت اتوماتیک انجام گرفت

  • زمان پاسخ‌دهی به بازار به یک‌دوم کاهش یافت

  • NPV  (ارزش فعلی خالص) محصولات 20 درصد افزایش یافت؛ مشارکت کارکنان 25 درصد بالاتر رفت.

جمع‌بندی نهایی

برای شکستن سقف بهره‌وری سازمانی، لازم است:

• فرآیندها ابتدا به‌صورت رایانشی بررسی و ساده‌سازی شوند نه فقط سازمان.

• چهار گام حذف، همگام‌سازی، ساده‌سازی و اتوماسیون باید به‌عنوان چارچوب اصلی بازطراحی فرآیند در نظر گرفته شوند.

• سازمان‌ها باید چارچوب « Organize to Value » شامل ۱۲ عنصر هماهنگ مانند هدف، تکنولوژی، رفتار و سیستم‌های ره‌بری را در هسته تغییرات قرار دهند.

«هدف این نیست که از ساختار زده شویم، بلکه می‌خواهیم جریان کاری را ساده، سریع و متمرکز بر ارزش کنیم.»